Digitaalinen ergonomia koneella ja koulutuksissa

Kirjoittaja: Virpi Skippari

Lyhyen aikaa sitä seisoo vaikka päällään, sanottiin pandemian puhjetessa. Ajatus oli, että muutos on lyhyt ja väliaikainen – siirryttiin toviksi etätöihin ja moderni viestintäteknologia valjastettiin monin erehdyksin hyötykäyttöön. Nyt vuoden 2021 lopulla voi sanoa, että keväällä 2020 alkanut poikkeusaika on ollut suuri uusien asioiden oppimis- ja ymmärtämisprosessi. Millainen on esimerkiksi hyvä digitaalinen työympäristö tilanteessa, jossa etätyön mahdollistavasta teknologiasta on tullut työarkea?

Vuonna 2021 opimme koulutustiimin ja yhteistyökumppaneidemme kanssa paljon uutta vuorovaikutuksesta ja osallistamisesta verkossa, mutta myös virtuaalisen työnteon haasteista. Etätyö oli ennen pandemiaa enemmän tai vähemmän poikkeus. Niinpä tuolloin työergonomiasta puhuttiin lähinnä, kun hankittiin uusia työpöytiä ja tuoleja työhuoneisiin. Digitaalinen ergonomia on kuitenkin jotain aivan muuta – se muodostuu käyttämiemme sovellusten ja erilaisten työkalujen kokonaisuudesta ja niiden käyttämisestä. Huomion kohteeksi voisi kokemustemme mukaan nostaa ainakin infran, monenlaiset työntekemiseen liittyvät prosessit, tiimin vuorovaikutuksen verkossa ja omien työtapojen hallinnan.

Etänä on yhtä kuin diginä

Digitaalisen työympäristön kehityksen suurimpia haasteita on rakentaa yhtenäinen työkalujen ja pelisääntöjen kokonaisuus, joka loisi etänä toimivan tiimin ja koko työyhteisön välille yhteisöllisyyttä ja mahdollistaisi työn tekemisen tiimin työhyvinvointia tukien. Tuloksellinen työskentely vaatii myös fyysisiä kohtaamisia ja niille on varattava aika ja paikka. Olemme huomanneet, että etätyön myötä osaamme arvostaa kasvokkaisia kohtaamisia entistäkin enemmän. Varsinkin kun ne suunnitellaan nykyisin niin, ettei niissä tarvita tietokonetta. Teimme esimerkiksi toimistolle yhteisen työskentelytilan ja luovuimme omista huoneistamme.

Etätyön plussana on saavutettavuuden parantuminen, kun ei aina tarvitse fyysisesti liikkua. Teimme esimerkiksi viestinnällistä yhteistyötä kumppanin kanssa, joka asui Tansaniassa. Verkkotapahtumina järjestettyihin koulutuksiimme on saatu myös paljon osallistujia.

Vuosi 2020 kului jokseenkin uusien välineiden käyttämisen opettelussa ja eri työkaluja otettiin käyttöön ilman kunnollista käyttöönottokoulutusta. Nyt päättyvä vuosi 2021 toi lisää konkretian kautta saatua oppia. Systemaattinen käyttökoulutus kaikkiin yhteisiin sovelluksiin ja ohjelmiin sekä selkeä käyttötuki ovat asioita, joihin on pureuduttava tulevana vuonna 2022.

Digityö haastaa keskittymistä

Työn tekeminen keskeytyy meillä monilla monta kertaa tunnissa. Olemme erikoisesti kuluneena vuonna jutelleet tiimin kesken, että teemme liian usein montaa asiaa samaan aikaan. Voi olla, että samaan aikaan tulee luettua sähköpostia, vilkuiltua somea ja osallistuttua kokoukseen. Multitaskaaminen kuormittaa mieltä ja muistia. Itse olen myös huomannut unohtavani harmittavan usein, mitä olen kulloinkin tekemässä. Ympäristöä voi rauhoittaa ainakin kytkemällä uuden viestin hälytykset pois sähköpostista ja muista sovelluksista ja sopimalla tiimin kesken rauhoitetuista työajoista. On syytä valita digitaalisesta ergonomiasta huolehtiva taho tai henkilö, joka katsoo jokaisen kanssa työkoneen kuntoon, niin että jokainen oppii esimerkiksi hallitsemaan omia sovelluksiaan ja hälytyksiään. 

On syytä miettiä yhdessä pelisääntöjä siihen, miten käytämme Teamsia ja muita työvälineitä. Pitää myös pohtia, kuinka montaa viestintävälinettä käytetään. Kun nyt on päätetty alkaa viestiä Teamsissä, niin olisiko syytä vähentää sisäisesti sähköpostin käyttöä? Entä WhatsApp tai muut pikasovellukset, tarvitaanko niitä tiimin sisäiseen viestimiseen? Pandemian aikana on ollut hillitön into ottaa käyttöön uusia välineitä, mutta ehkä olisi syytä pohtia, mitä niistä oikeasti tarvitaan.

Tavoitteena tulee olla, että käyttöliittymät ja digitaaliset ympäristöt eivät kuormita meitä tarpeettomasti, ja yhteinen työskentely on innostavaa. Digitaalisesta ergonomista on huolehdittava niin, ettei porukka hautaudu digivyöryn alle. Tehtävää riittää jokaisen omalla koneella, tiimien digitaalisissa pelisäännöissä ja koulutusten toteuttamisessa. Digitaalisen kuormituksen vähentäminen takaa meille kaikille hyviä ja tuottavia työpäiviä. Aika paljon asioita, joihin on syytä puuttua työhyvinvoinnin näkökulmasta.

Vuoden 2021 opintokeskuspäivät toteutettiin hybridinä

Digityövuoteen kuului myös koulutusten järjestäminen hybridinä tai kokonaan etänä. Vuoden 2020 opintokeskuspäivät olivat kokonaan etänä ja lokakuussa 2021 pystyttiin järjestämään opintokeskuspäivät livenä. Tilaisuuteen ilmoittautui 80 osallistujaa, joista 20 halusi osallistua etänä. Aiheena oli hyvä elämä ja ohjelmassa muun muassa tarinateatteria. Miten onnistua takaamaan hyvä kokemus jokaiselle, niin etänä kuin läsnä olevalle? Tilana oli nukketeatteri Sampo, jossa yleisö istui nousevassa katsomossa. 

Opintokeskusten järjestelyporukalla, johon myös itse kuuluin, alkoi armoton pähkäily. Miten toteutamme tämän?  Kumppaniksi saimme Mika Väisäsen Osuuskunta SAY-konsernista. Hän viritteli tilaan kolme kameraa. Yhdet katsomon molemmille sivuille ja yksi katsomon yläosaan, keskelle penkkiriviä. Kamerat olivat järjestelmäkameroita, mutta hommaan olisi käyneet myös pienet nettikamerat. Tilassa oli tosin aika hämärää, joten voi olla, että laadukkaat järkkärit olivat ihan paikallaan. Livestriimausta varten Mika toi mukanaan pöytäkoneen. Läppärin tehojen loppuminen kesken kaiken oli riski, jota ei haluttu ottaa. Esiintyjille laitettiin langattomat mikit, joita Mika voi sulkea ja avata koneeltaan.  

”Hybridi on tosi haastava rasti. Aika hyvin pystyttiin olemaan osa kokonaisuutta myös etänä ja Inari veti hyvin mutta on valitettavaa kuinka paljon taustahäly sekoittaa ääniä etäyhteyksiin.” 

Etäosallistujat olivat mukana Teamsin välityksellä. Järjestelyporukan Inari Juntumaa Työväen Sivistysliitosta toimi houstina ja toi mukaan myös etäosallistujien kommentit ja kysymykset. Tapahtuma streemattiin Opintokeskukset ry:n YouTube -tilin kautta.  Osallistujilla oli siis avoinna kaksi ikkunaa. Saimme palautetta siitä, että hybridi kannattaisi järjestää niin, ettei tarvitsisi olla montaa palvelua auki samaan aikaan. Käytössämme oli YouTuben oma chat, mutta se on siitä hankala, että sinne pitää kommentoidakseen olla kirjautuneena omalla google- tai youtube -tunnuksella.

Koulutustiimimme on kerännyt runsaasti kokemusta myös muista erilaisista koulutusten hybriditoteutuksista. Niistä voitte lukea lisää täältä.

Diginä kohti vuotta 2022

Jutussa toin esiin monenlaisia digityöhön liittyvä haasteita, vaikka pääosin tiimimme on suoriutunut digityöstä erinomaisesti. Olemme muun muassa edelleen kehittäneet MSL verkko-opistoa entistäin monipuolisemmaksi oppimisympäristöksi. Koronavuodet ovat vaikuttaneet myös siihen, että monet jäsenjärjestöjemme koulutukset ovat siirtyneet verkkoon. Siitä syystä olemme kampanjoineet näkyvästi koulutustuen jakamisesta myös verkkokoulutuksiin. Teimme kampanjaan myös hauskan animaatiovideon. 

Tämän syksyn järjestökoulutusta eniten mullistanut uudistus oli se, että nyt myös vapaan sivistystyön alla olevista järjestökoulutuksista saa opintopisteitä Oma opintopolku -palveluun. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että Maaseudun Sivistysliitto alkaa pohtimaan digitaalista opintohallintojärjestelmää. Panostus on suuri, mutta palvelee jatkossa myös jäsenjärjestöjä. 

Virpi Skippari

Kirjoittaja

Virpi Skippari

Koulutus- ja kansalaistoiminnan päällikkö, ratkaisukeskeinen työnohjaaja (STOry)

+358 40 737 8089 virpi.skippari@msl.fi Lue lisää henkilöstä

Twitter - Linkki avautuu uudessa välilehdessä LindedIn - Linkki avautuu uudessa välilehdessä