Hybridi – osallistumismahdollisuuksien monipuolistaja

Kirjoittajat: Sofia Heininen, Suvi Kaljunen, Jussi Keränen

Erilaiset etäyhteyksillä järjestetyt tilaisuudet ovat tulleet monille tutuiksi koronapandemian aikana. Toki joillekin etäkoulutukset, webinaarit ja muut etätilaisuudet olivat arkea jo aiemminkin, mutta kuluneen vajaan kahden vuoden aikana ajatuksemme niistä ovat varmasti muuttuneet. Aiemmin emme ehkä osanneet kiinnittää niin paljon huomiota esimerkiksi osallistamiseen etänä, toimivaan tekniikkaan ja verkkoyhteyksiin tai riittävään tauotukseen.

Etäosallistuminen kenties koettiin vaihtoehdoksi osallistua silloin, jos ei ehtinyt tai päässyt paikalle kasvokkain. Etätilaisuudelta ei silloin välttämättä odottanutkaan samanlaista osallisuuden kokemusta tai tilaisuuden ohjelman rytmitystä innostavasti kuin paikan päälle mennessä olisi ollut. Ja jos itsellä ei ollut riittävää osaamista, kiinnostusta tai vaikkapa digilaitetta, saattoi etätilaisuudet sivuuttaa kokonaan.

Keväällä 2020 kuitenkin monen oli pakko kenties ensimmäistä kertaa osallistua etänä. Osalle etätilaisuuksiin siirtyminen oli sujuvaa, osa kaipasi enemmän tukea. Ne, joille siirtymä oli helpompi, totesivat, että etävaihtoehtohan on kätevä: säästyy aikaa ja luonnonvaroja, kun ei tarvitse matkustaa kotoa osallistuakseen vaikkapa seminaariin tai koulutukseen. Moni on halunnut osallistua etänä myös koronarajoitusten helpotettua, koska etäosallistuminen on sopinut omaan kalenteriin paremmin. Toisille taas etäversio on ollut kuormittavampi, koska ei ole välttämättä ollut edes verkkoyhteyttä tai tarpeeksi osaamista, jotta olisi voinut osallistua etänä. Digiä mulle, sulle ja meille -hankkeen koordinaattori Jussi pohti tätä omassa blogissaan, jossa hän kysyi, aiheuttaako digiloikka toisille etäerakoitumista.

Tänä ja viime vuonna monia tilaisuuksia onkin järjestetty hybridimallilla. Yksinkertaisimmillaan se tarkoittaa tilaisuutta, jonka osallistujista osa on mukana kasvokkain samassa fyysisessä tilassa ja osa etäyhteyksillä. Hybridiksi voitaneen kutsua myös tilaisuutta, jossa esimerkiksi kouluttajat ovat etäyhteydellä mukana ja osallistujat kasvokkain yhdessä tai useammassa pisteessä. Hybridimallisen tilaisuuden mielenkiintoinen sovellutus on tilaisuus, jossa osallistujat on jaettu pienempiin kuplamallin tilaisuuksiin ja “kuplat” ovat toisiinsa yhteydessä etänä. Esittelemme seuraavaksi esimerkit muutamasta erilaisesta hybriditoteutuksesta.

Hybriditilaisuuden määrittelyssä olennaista on se, että etäosallistujillakin on oma vetäjänsä. Etäosallistujien vetäjä voi esimerkiksi huolehtia osallistujien pysymisestä mukana tai nostaa etäosallistujien kommentteja ja kysymyksiä esille muulle osallistujajoukolle. Pelkästään se, että osallistua voi myös etänä, ei vielä tee tilaisuudesta aidosti hybridimallista.

Hybridin tarkistuslista

• Tarvittavat laitteet hybridin järjestämiseen: Kokousmikforoni, mahdollisesti useampi kone
• Selkeä työnjako: jos mahdollista fasilitoinnin ja opettamisen hoitavat eri henkilöt
• Osallistujien taidot ja ryhmän koko, onnistuuko ryhmään osalistuminen etänä saumattomasti 
• Jos koulutustilaisuudessa on enemmän kuin yksi puhuja, voi olla tarpeen pyytää esitystiedostot fasilitoijalle etukäteen 

Kurkkaa myös MSL verkko-opistossa oleva Opas hybriditilaisuuksiin!

Etäkokousoppeja hybridinä

Eläkeliiton yhdistyskehittäjien seminaarissa syksyllä 2021 pidettiin hybridikoulutus, jossa osallistujat olivat samassa paikassa kasvokkain ja kouluttajat olivat etänä. Aiheena oli osuvasti etätilaisuuksien järjestäminen Eläkeliiton paikallisyhdistyksissä. Olennaista tässä oli paikan päällä osallistuvien oma vetäjä, joka huolehti käytännön järjestelyistä ja auttoi kouluttajia osallistujien keskusteluttamisessa. Kouluttajan näkökulmasta paikalla olisi voinut olla toinenkin vetäjä, jolloin toinen olisi voinut hoitaa etäyhteyttä ja tekniikkaa ja toinen käytännön järjestelyitä (ohjeistusta, tauotusta, osallistujien auttamista jne).

Eläkeliiton koulutussuunnittelija Sointu Kallio kertoi osallistujilta saadusta palautteesta, että  mielipiteet hybridikoulutusten järjestämisestä jakaantuivat. Osa oli todella innoissaan ajatuksesta, kun ymmärsivät tekniikan helppouden ja sen antamat mahdollisuudet, luultavammin näille henkilöille etäkokoukset ja -tilaisuudet olivat jo ennestään tuttuja. Osa osallistujista oli sitä mieltä, ettei hybridiä voisi käyttää ideapäivien toteuttamismuotona. Teknisten ongelmien syyt koulutuksen toteutuksessa olivat myös osalle osallistujia haastavia ymmärtää. 

“Omasta mielestäni koulutus oli mainio ja antoi todellakin ajatuksia ja vastauksia tekniikan ja osallisuuden uusille muodoille. Minusta juuri tällaiset pulmatilanteet esim. nettiyhteyden pätkiminen, tuovat erinomaisesti esiin, että tällaista voi tapahtua ja niistä on mahdollista selviytyä. Nykyajan kouluttaminen ei ole enää sellaista, että joku viisas tulee ja kertoo asian ja muut toistavat oppimaansa, vaan nimenomaan yhdessä oppimista.” 

Kuplamalli mahdollisti turvalliset lähikoulutukset

MTK kokeili syksyllä 2020 MTK-yhdistysten puheenjohtajien ja sihteerien valmennuspäivää, jossa koulutus toteutettiin lähimallisena pienemmissä ryhmissä valtakunnallisesti. MTK:n koulutusvastaava Anna-Liisa Knuuti vastasi kuplamallin tilaisuuden suunnittelusta.

“Oleellista kuplamallin onnistumisessa on huolellinen valmistelu ja oma vetäjä jokaiselle alueelliselle kuplalle.”

Alueelliset kuplat olivat toisiinsa yhteydessä Teams-yhteydellä. Jokaisella alueellisella ryhmällä oli oma vetäjänsä, joka huolehti käytännön järjestelyistä. Ohjelma eteni samanaikaisesti kaikissa kuplissa: samanaikaisesti pidettiin kahvi- ja lounastauot sekä kuunneltiin päivän esitysosuudet. Päälähetys lähetettiin keskitetysti MTK-Keskusliitosta, päivän teemoihin liittyvät alustukset esitettiin Teamsilla ja niistä keskusteltiin alueellisissa kuplissa ryhmissä. Jokaiseen kuplaan toimitettiin päivän koulutusmateriaali tutustuttavaksi. Tällainen järjestely mahdollisti turvallisen osallistumisen, kun läsnä oli vain muutamia osallistujia reiluilla turvaväleillä.

Toimihenkilökoulutusta hybridinä

MTK:n Järjestö tutuksi uusille toimihenkilöille -valmennus järjestettiin tänä syksynä hybridinä. Kyseessä on kaksipäiväinen valmennus, jonka toisena päivänä keskitytään pohtimaan omaan toimintakenttään liittyviä kysymyksiä.  Tässä valmennuksessa on oleellista, että osallistujat pääsevät kohtaamaan toisiaan ja jakamaan ajatuksia keskenään. Hybridimalli toimi tässä hyvin, kun huolehdittiin teknisistä järjestelyistä ja siitä, että osallistujat pystyivät näkemään myös toiset osallistujat. Noin puolet oli mukana etäyhteydellä. Vetäjät huolehtivat, että etäosallistujat huomioitiin eli molemmilla osallistujajoukoilla pitää olla oma vetäjänsä eli fasilitoija, Anna-Liisa Knuuti kuvaa järjestelyjä ja jatkaa, että tilaisuuksien ja kokemusten karttuessa on MTK:ssa kehitytty paljon verkko- ja hybriditilaisuuksien järjestämisessä.

“Kun hybriditilaisuuksia järjestetään, pitää järjestää kaksi eri tapahtumaa. Riittävä vetäjien resursointi on tärkeää.”

Digikoulutusta hybridimallilla

Digiä mulle, sulle ja meille -hankkeessa on ennestään harjoiteltu digitaitoja niin saman katon alla kuin etänäkin. Opetus on toteutettu 3-10 hengen pienryhmissä, mikä on mahdollistanut yksilöllisen lähiohjauksen sekä joustavat puitteet opetuksen toteuttamiselle . Pienryhmissä onkin päästy kokeilemaan myös hybriditoteutusta erään osallistujan joutuessa korona-altistumisen vuoksi karanteeniin. Perusdigitaitoja harjoiteltaessa on tällaisissa tilanteissa punnittava tarkasti siirrytäänkö opetuksessa kokonaan etään, vai onko paikalla kenties joku joka tarvitsee vielä tukea digilaitteiden kanssa tai jolla on muuten verkko-osallistumisen kannalta esteitä. Tässä kyseisessä tapauksessa päädyttiin kokeilemaan hybridimallia, sillä vaikka etäyhteyden päässä osallistuvan kurssilaisen taidot olivat riittävällä tasolla, kuului ryhmään myös henkilöitä jotka tarvitsevat vielä enemmän lähiopetusta ja tukea. 

Harjoittelimme sähköpostin käyttöä ja etäyhteyksiä yhdessä niin että kouluttajan etätapaamisessa jakamat materiaalit heijastettiin myös opetustilassa valkokankaalle. Valitettavasti etäosallistuja sai videokuvaa muusta ryhmästä vain hetkellisesti. Onneksi pienessä ja toisilleen tutuksi tulleessa ryhmässä auttaminen ja puheenvuorojen jakaminen onnistui hybriditoteutuksessa sujuvasti. Digitaidot pääsivät myös mukavasti käytännön käyttöön. Onnistuneen kokemuksen vuoksi hybridiä on nyt hyödynnetty jo kolme kertaa. Erittäin tärkeää näissä tilanteissa on kokousmikrofoni, hyvä verkkoyhteys, toimiva laitteisto ja etäosallistujien riittävät digitaidot. Tilannetta auttoi myös porukan hyvä ryhmähenki ja yhteen hiileen puhaltaminen. Pienessä ryhmässä kouluttaja pystyy opettamisen lisäksi hoitamaan myös teknisen puolen ja fasilitoinnin, toisin kuin isommissa koulutustilaisuuksissa. 

Hyvien tulosten myötä päätimme kokeilla hybriditoteutusta myös Digiä mulle, sulle ja meille sekä Suomen Kylien Työtä Kaikille -hankkeen yhteisessä koulutuspäivässä Rajamäen Työtehoseuralla. Tällä kertaa osallistujia oli 20, ja hybridipalapeli oli koottava niin paikanpäällä olevista puhujista ja osallistujista kuin etäyhteyden kautta osallistuvista esiintyjistä ja kuuntelijoista. 

Järjestelyjen kannalta on fiksua tehdä selvä työnjako siitä kuka kuljettaa ohjelmaa eteenpäin, kuka vastaa etäyhteyden toimivuudesta sekä fasilitoinnista jne. Kaikki etäosallistujat kutsuttiin samaan Teams-kokoukseen, jonka alussa kerrottiin kamera ja mikrofonikäytännöistä: kamerat ja mikit pidetään kiinni esitysten aikana ja omaa puheenvuoroa varten nostetaan ensin käsi. Etänä mukaan tulleet puhujat pitivät esityksensä normaalisti jakotoiminnon avulla. Sama Teams-näkymä heijastettiin valkokankaalle paikalla olevia osallistujia varten. 

Yksi ylimääräinen kone osallistui myös Teams-kokoukseen ja kuvasi koulutustilaa. Sama kone käännettiin kuvaamaan paikalla olevaa puhujaa jotta etäyhteyden kautta osallistuvilla on mieleisempi seurata esitystä pelkkien diojen sijaan. Tärkeää tässä oli se, että diojen heijastaminen ja tapahtuman fasilitoiminen tapahtui eri koneelta. Kokousmikki osoittautui jälleen äärimmäisen oleelliseksi. Ryhmäkeskusteluissa paikanpäällä olleet osallistujat jaettiin pienempiin ryhmiin. Luontaisinta oli näin ollen niputtaa etäosallistujat omaksi ryhmäkseen. Kaikki ryhmät saivat saman tehtävänannon, joka purettiin lopulta yhdessä. 

Hybriditoteutus oli taas kerran erittäin onnistunut, vaikka osa ulkopuolisista puhujista ei meinannut saada diojansa näkyviin. Diat onkin hyvä pyytää etukäteen jotta varmistetaan tekniikan pelaaminen. 

Mitä olemme oppineet hybridistä?

Kaikissa näissä esimerkeissä on tärkeää varata aikaa järjestelyille sekä tarpeeksi tekniikkaa. Parhaimmillaan hybridin voi saada tuntumaan siltä, että etäosallistujat istuvat saman pöydän ääressä, mutta paras tapa toteuttaa epäonnistunut ja jossain määrin ahdistavakin hybridimallin tilaisuus on tehdä se ilman riittävää tekniikkaa. Esimerkkinä tällaisesta ei niin onnistuneesta etämallista on tilaisuus, jossa paikan päällä on vain yksi läppäri: etäosallistujana ei näe ketään, ei kuule juuri mitään, eikä erota kuka puhuu milloinkin. Kun etäilijöillä ei ole omaa vetäjää, kukaan ei muista kysyä etäosallistujan ajatuksia tai mielipiteitä. Toki tilaisuuden fasilitoinnillakin eli varsinaisella vetämisellä ja sen suunnittelulla on merkitystä, mutta jos tekniikka ei anna mahdollisuuksia, fasilitointikaan ei riitä.

Striimaustyyppinen ratkaisu on toimivin mutta vaatii budjettia ja tekijöitä. Kevyimmillään hybriditilaisuuden voi toteuttaa niin, että on kaksi tietokonetta, joista toisella kasvokkain osallistuville näytetään diat ja etänä olevat kouluttajat/vetäjät (ehkä myös etäosallistujat) ja toisella laitteella kuvataan kasvokkain osallistujia etäosallistujille. Näin tulee aito kokemus yhdessäolosta.

Sofia Heininen, Suvi Kaljunen, Jussi Keränen