Kuinka luoda pito- ja vetovoimaa vapaaehtoistyöhön?

Kirjoittaja: Leena Markiet

Kuinka luoda pito- ja vetovoimaa vapaaehtoistyöhön?

Pelkästään vapaaehtoispohjalta toimivissa yhdistyksissä on omia rakenteellisia haasteita verrattuna organisaatioihin, jotka toimivat myös palkatulla työvoimalla. Ilmaiseksi työskentely ja oman vapaa-ajan lahjoittaminen järjestötyöhön vaatii ennen kaikkea motivaatiota ja intoa ajettavaan asiaan sekä mukaansatempaavaa yhteisöä, jonka kanssa työskennellä.

Ei motivaatiota, ei aikaa

Kun motivaatiota ei enää ole, ei omaa aikaa enää anneta. Rooli vaikkapa yhdistyksen varapuheenjohtajana saattaa kuitenkin hyvinkin pysyä, koska aina ei ole uusia innokkaita jonossa. ”No mä voin pysyä tässä roolissa vielä vuoden.” Näin yhdistyksen ulkoiset rakenteet pysyvät pystyssä, vaikka aktiiviset tekijät tippuvat remmistä. Tämä voi toimia dominoefektin lailla: kun yksi uupuu tai kadottaa kiinnostuksen, saattaa kollektiivinen vastuu ja into kadota myös muilta aktiiveilta. Lopulta saatetaan herätä siihen, että kun vuosikokouksessa pitäisi tehdä seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaa ja jakaa vastuita, kukaan ei nosta enää kättä. Miksi minä, jos ei tuokaan. Aktiivisuus synnyttää aktiivisuutta ja passiivisuuden kierre on vaikea katkaista.

Tavallisessa työelämässä asioita hoidetaan ja edistetään, vaikka ei aina niin huvittaisikaan. Palkka motivoi hakemaan tiettyä tehtävää ja hakijoiden joukosta voidaan valita paras tyyppi. Palkan perusteella voidaan vaatia tekoja. Ihmiset vaihtavat työpaikkoja ja vievät osaamistaan eteenpäin ja uudet tyypit tuovat uusia ajatuksia. Nämä työelämää uudistavat rakenteet ja muutokset pitävät organisaation liikkeessä ja kiinni ajassa. Nämä prosessit voivat olla kuitenkin hyvin erilaisia yhdistyksessä tai ne voivat puuttua lähes kokonaan. Aikaisemmassa blogikirjoituksessani nostinkin esiin, että jossain vaiheessa saatetaankin huomata, että hallituspaikoilla ovat istuneet samat ihmiset vuosikausia ja hallituspaikasta on voinut tulla kunniapaikka, josta ei halua siirtyä sivuun, vaikka mitään annettavaa ei enää olisi.

Joskus hiljaiseloa viettävän johtokunnan rinnalle voi syntyä jäsenlähtöisesti eräänlainen epävirallinen ”toimintaryhmä”, joka haluaisi toimia ja uudistaa, mutta yhdistykseltä saattaa puuttua kokemus tämänkaltaisen toiminnan mahdollistamiseen ja tukemiseen.

Mutta mitä voidaan todellisuudessa vaatia henkilöltä, joka ei saa korvausta?

Palkkaa vai jotain muuta?

Palkitseminen jossain muodossa on yhdistyksissä ihan keskeistä, ja siihen tulisi jollain tavalla varautua budjetissa. Osassa yhdistyksistä on otettu käyttöön esimerkiksi osa-aikainen sihteeri, joka saa tuntiperusteista korvausta. Tällöin on mahdollista keskittää hallinnolliset ja ne byrokraattisimmat tehtävät yhdelle henkilölle, sillä raha motivoi sekä velvoittaa. Näin niitä ikävimpiä ”nakkeja” ei tarvitse jakaa koko johtokunnalle tai hallitukselle. Tämä voi auttaa rakentamaan muista yhdistyksen rooleista kevyempiä ja motivoivimpia.

Jos säännöllisen rahallisen korvauksen maksaminen ei ole yhdistykselle mahdollista, tulisi pohtia muita kiittämisen ja palkitsemisen muotoja. Millä tavoin yhdistyksen aktiiveja voisi huomioida, jotta he saisivat itselleen kuuluvan huomion ja kiitoksen? Näitä voivat olla erityiset aktiivien omat illalliset tai muut virkistystilaisuudet, ilmaiset pääsyliput erilaisiin järjestön tilaisuuksiin tai muut perinteiset muistamiset. Pääasia on, että aktiivi tuntee, että hänen panoksensa huomataan, hän saa jotain, mitä rivijäsen ei saa ja hän saa siitä säännöllisesti kiitosta myös sanoin.

”Tarvitsemme vapaaehtoisia, ilmianna itsesi”

Myös rivijäseniä kannattaa kannustaa ottamaan hiukan vastuuta ja tekemään panoksensa järjestön eteen oman arkensa sallimissa rajoissa. On helpompi saada mukaan ihmisiä puoleksi päiväksi johonkin tilaisuuteen vapaaehtoiseksi auttamaan, kuin sitoutua johonkin epämääräisen rooliin vuodeksi. 33 % väestöstä kokee, että lyhytkestoiset ja kertaluonteiset tehtävät helpottavat osallistumista vapaaehtoistyöhön (Vapaaehtoistyön tekeminen Suomessa -tutkimus 2021). Kannattaakin pilkkoa erilaisia tehtäviä mahdollisimman pieniksi tehtäviksi ja kokonaisuuksiksi, joiden vaatima tunti- ja työmäärä on helppo arvioida. ”Tarvitsemme vapaaehtoisia” ei innosta jäseniä ottamaan yhteyttä, sillä se voi tarkoittaa Pandoran lippaan avaamista. Moni tietää, että oma-aloitteisen yhteydenoton jälkeen on kiusallista joutua kieltäytymään, kun odotukset ja todellisuus eivät kohdanneetkaan.

Kuvaile, pilko ja markkinoi

Panosta siis kuvaamalla vapaaehtoistehtävän rooli, tehtävät sekä vaadittu aika edes yhdellä lauseella. Jäseniä kiinnostaa epäsuorasti myös se, mitä he itse tehtävästä saavat. Pohdi siis, miten asiasi viestit. ”Tarvitsemme jonkun hoitamaan bussi-, hotelli- ja ravintolavaraukset” kuulostaa hyvin erilaiselta kuin ”nyt sinulla on mahdollista päästä suunnittelemaan ja toteuttamaan unelmien teatteriretkeä jäsenistöllemme”.

Kevytvapaaehtoisen rooleja varten voi rakentaa yksinkertaisen palkitsemismallin: esimerkiksi tietystä tuntimääräisestä työpanoksesta voi saada tietyn euromääräisen alennuksen, jonka voi käyttää järjestön tilaisuuksiin osallistumisalennuksena. Lisähoukuttimena voi olla myös esimerkiksi ahkerimpien kesken järjestetty erityistilaisuus tai arvonta.

Kiittäminen ja palkitseminen ruokkii sitoutumista. Kiitos on tärkeää, kaikissa eri muodoissa, kaikille yhdistyksen hyväksi töitä tekeville, useammin kuin kerran vuodessa. Kiitos läksiäiskahveilla on liian vähän ja liian myöhään.  

Leena Markiet

Leena Markiet