Näin onnistut puheeksi ottamisessa ja vältät konfliktit työpaikoilla

Ihmiset tekevät töitään keskimäärin kolmasosan vuorokaudesta. Työyhteisö on siis merkityksellinen. Olisikin mukavaa, että työn parissa vietettävä aika tarjoaisi tekijöilleen myös iloa ja onnistumisen kokemuksia. Konfliktit ovat kuitenkin osa elämää, eikä niitä voi työpaikoillakaan kokonaan välttää. Konfliktit tarjoavat mahdollisuuden kuulla ja ymmärtää eriäviä mielipiteitä ja näkemyksiä ja rakentaa samalla luottamusta. Kun ristiriitoja käsitellään avoimesti ja rakentavasti, ne voivat johtaa oppimiseen ja kehitykseen niin yksilöiden kuin yhteisöjen tasolla.

Puheeksi ottamisessa on kyse jonkin työyhteisöön liittyvän asian esille tuomisesta yhteiseen keskusteluun. Se ei ole kritisointia, vaan tavoitteena on rakentava vuoropuhelu, jossa korostuu vastavuoroinen kuuntelu ja kuulluksi tuleminen. Kun asiat nostetaan esille oikea-aikaisesti, voidaan ennaltaehkäistä ristiriitojen kärjistymistä ja edistää työyhteisön hyvinvointia.

Miksi puheeksi ottaminen on tärkeää?

Työyhteisöissä kuten muissakin yhteisöissä syntyy väistämättä tilanteita, joissa näkemykset eroavat tai jokin asia häiritsee. Useimmiten ongelmat ratkeavat, kun ne otetaan rohkeasti puheeksi. Joskus jo pienet arkiset asiat, kuten keittiön siisteys, voivat aiheuttaa kitkaa, mutta niiden esille tuominen voi ehkäistä suurempia konflikteja. Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen voi tuntua hankalalta, mutta se on välttämätöntä, jotta työyhteisö säilyttää avoimuuden ja luottamuksen.

Työyhteisön pelisääntöjen merkitys

Jotta työyhteisössä voidaan käsitellä vaikeita asioita rakentavasti, on tärkeää tarkastella pelisääntöjä säännöllisesti. Jokaisen kanssa ei tarvitse olla paras kaveri, mutta sujuvan työskentelyn takaamiseksi tulisi keskustella avoimesti ja puuttua ongelmiin ajoissa. Jos tilanteisiin ei puututa, ajan myötä konfliktit voivat lisääntyä, ja epäviralliset valtarakenteet, huhut ja taustalla vellovat jännitteet voivat vaikeuttaa työyhteisön toimintaa.

Toisinaan työyhteisöissä voi ilmetä myös yltiöpositiivisuutta, jolloin vaikeista asioista ei uskalleta puhua, jotta hyvä ilmapiiri säilyisi. Tämä voi johtaa siihen, että ristiriidat jäävät käsittelemättä ja kasaantuvat ajan myötä. Positiivinen ilmapiiri on tärkeää, mutta sen ei tulisi tarkoittaa vaikeiden asioiden välttelyä. Rakentava vuorovaikutus edellyttää tasapainoa myönteisyyden ja avoimuuden välillä, jotta työyhteisö voi kehittyä ja ongelmat käsitellään ajoissa ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi.

Rakentava vuorovaikutus edellyttää tasapainoa myönteisyyden ja avoimuuden välillä, jotta työyhteisö voi kehittyä ja ongelmat käsitellään ajoissa ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi.

Miksi ongelman esille nostaminen voi tuntua vaikealta?

Monet kokevat, ettei heillä ole riittävästi koulutusta tai osaamista ristiriitojen hallintaan. Lisäksi tilanteeseen voi liittyä pelkoa siitä, että toinen osapuoli loukkaantuu tai hermostuu. Tämä voi johtaa epäröintiin ja tilanteen välttelyyn. Tyypillisiä ajatuksia voivat työterveyspsykologi Riku Revon mukaan olla:

• Onkohan minulla esihenkilön tai johdon tuki, jos lähden puuttumaan vaikeaan tilanteeseen?
• Puuttumalla tilanne pahenee vain entisestään. Antaa ajan hoitaa!
• Parasta olla hiljaa epäkohdista, ettei tule uusia ongelmia.
• Ei tälle tilanteelle kuitenkaan kukaan voi mitään.
• Se on niin hankala tyyppi jo luonnostaan.
• Kukin kantakoon oman taakkaansa…

Tosiasia kuitenkin on, että välinpitämättömyys ja puhumattomuus takaavat varmimmin tilanteen pahenemisen. Ongelmat harvoin ratkeavat itsestään, ja siksi on tärkeää luoda työyhteisöön kulttuuri, jossa puhuminen koetaan turvalliseksi ja rakentavaksi keinoksi ratkaista haasteita.

Puheeksi ottamisen haasteet ja väärinymmärrysten riski

Kaikkea ei voi ratkaista sähköpostitse tai kirjallisella viestinnällä, sillä väärinymmärryksen riski on suuri. Kasvokkain käytävät keskustelut ovat tehokkaampia, sillä ne mahdollistavat sävyjen ja tunteiden havainnoinnin. Vaikka etätyö ja Teams-palaverit ovat arkipäivää, on tärkeää järjestää myös pidempiä etä- ja livekokouksia, joissa keskustelua voidaan käydä rauhassa. Lisäksi epäviralliset kohtaamiset, kuten yhteiset lounaat, lisäävät luottamusta ja helpottavat vaikeiden asioiden puheeksi ottamista.

Puheeksi ottaminen voi olla vaikeaa etenkin tilanteissa, joissa vaitiolovelvollisuus rajoittaa keskustelua tai kun valta-asetelmat vaikuttavat vuorovaikutukseen. On tärkeää, että rakenteet tukevat avoimuutta ja että vaikeiden asioiden käsittelyyn on tarjolla työyhteisösovittelua tai muuta tukea kolmannen osapuolen kautta.

Lisäksi työyhteisössä voi syntyä tilanteita, joissa epäonnistuneet vuorovaikutustilanteet, kuten palautteen antaminen, erimielisyydet tai ristiriidat, herättävät hankalia tunteita. Loukkaantumiset voivat olla erityisen haastavia, sillä uusi loukkaantuminen saattaa nostaa mieleen aiemmat vastaavat kokemukset. Erilaiset tulkinnat ja loukkaantumiset tulisikin käsitellä, jotta ne eivät kasvaisi ja vaikeuttaisi työyhteisön ilmapiiriä.

On tärkeää, että rakenteet tukevat avoimuutta ja että vaikeiden asioiden käsittelyyn on tarjolla työyhteisösovittelua tai muuta tukea kolmannen osapuolen kautta.

Kuinka onnistua puheeksi ottamisessa?

Itsetuntemus ja oman toiminnan reflektointi

• Mieti, mikä asia todella häiritsee ja miksi se on tärkeä ottaa esille.
• Luota omaan intuitioosi ja kokemukseesi.
• Aseta itsellesi rajat ja pohdi, mitkä asiat ovat sellaisia, joihin jaksat tarttua.

Konkreettinen ja suora kommunikointi

• Kerro asiat selkeästi ja suoraan, ilman turhaa kiertelyä.
• Älä jätä asioita roikkumaan – ”palataan tähän” -lupaukset ilman jatkoa harvoin johtavat ratkaisuun.
• Vältä yliymmärtämistä – ei tarvitse selittää kaikkea toisen näkökulmasta, vaan voi tuoda esiin oman näkemyksensä.

Tiimin ja organisaation tuki

• Työyhteisössä puheeksi ottamisen ei tulisi olla vain yksilön vastuulla, vaan rakenteiden tulisi tukea avointa keskustelua.
• Kuukausikeskustelut ja säännölliset palaverit antavat mahdollisuuden nostaa esiin asioita rakentavasti.
• On tärkeää, että työyhteisössä ymmärretään, ettei vaikeiden asioiden kanssa tarvitse jäädä yksin.

Käytännön työkalu: aloituslauseita vaikeaan tilanteeseen

Joskus vaikean asian puheeksi ottaminen tuntuu hankalalta ja oikeiden sanojen löytäminen voi olla haaste. Tässä muutamia aloituslauseita, jotka voivat helpottaa keskustelun avaamista ja luomaan ilmapiirin, jossa molemmat osapuolet tuntevat tulevansa kuulluksi:

• Mitä sinulle kuuluu?
• Sinulla näyttää olevan paljon töitä, ehditkö tehdä kaiken?
• Olen huolissani sinusta, koska…
• Haluan nostaa esille asian, joka on mietityttänyt minua jo jonkin aikaa. Voimmeko keskustella siitä yhdessä?
• Huomasin, että tilanteessa (xxx) syntyi väärinkäsityksiä. Haluaisin kuulla myös sinun näkemyksesi, jotta voimme löytää ratkaisun.
• Olen pohtinut, miten voisimme yhdessä parantaa tätä (xxx) asiaa. Mitä ajatuksia sinulla on?
• Tämä (xxx) on minulle tärkeä aihe, ja haluaisin keskustella siitä kanssasi avoimesti.
• Miten sinä koet tämän (xxx) tilanteen? Minulle olisi tärkeää ymmärtää sinun näkökulmasi.
• Haluan varmistaa, että meillä on yhteinen ymmärrys tästä asiasta. Voimmeko käydä sen yhdessä läpi?

Yhteisöllinen ja ratkaisukeskeinen toimintatapa

Työyhteisö ei ole koskaan täydellinen, mutta se voi olla riittävän hyvä. Keskeistä on pyrkimys jatkuvaan parantamiseen ja siihen, että vaikeista asioista voidaan puhua. Kun puhumisen kulttuuri on vahva, konfliktit eivät kasaannu, vaan niitä käsitellään ajoissa ja rakentavasti.

Lopulta kyse on luottamuksesta: voimmeko luottaa siihen, että asiat käsitellään oikeudenmukaisesti, että työntekijöiden ja luottamushenkilöiden ääntä kuullaan ja että keskusteluun on aikaa ja tilaa? Näiden kysymysten äärelle on hyvä pysähtyä, jotta voimme yhdessä rakentaa entistä avoimempaa ja toimivampaa työyhteisöä.

Lähteet:

Työpaikan vuorovaikutustilanteet -koulutuksen oppimateriaali, 2025. Totti Karpela, Mielenrauha Oy

Miten ammatillista käyttäytymistä voi kehittää erityisesti hankalien asioiden käsittelyssä tai esille ottamisessa -koulutuksen oppimateriaali, 2023. Työterveyspsykologi Riku Repo.

Maaseudun Sivistysliiton henkilöstön 2025 käymän Erätauko-keskustelun muistiinpanot. Aiheena puheeksi ottaminen. Keskustelu oli osa MSL:n Puheeksi ottamisen -mallin laatimisen prosessia. Muistion laati Marikki Väisänen