Järjestötoimijan ABC

Kokouksen valmistelu

Kokoukseen kannattaa aina valmistautua huolella. Huolella valmisteltu kokous edistää asioiden käsittelyä ja päätösten tekoa. Kokoukseen valmistautumiseen kuuluukin koko kokousprosessin läpikäyminen valmistelusta itse kokoukseen ja sen jälkihoitoon. Yhdistyksen kokouksen valmistelusta vastaa hallitus. Hallituksen kokouksissa vastuussa ovat puheenjohtaja ja sihteeri.

Tärkeä osa kokouksen valmistelua ovat kokouskutsun ja esityslistan laatiminen. Yhdistyksen kokouskutsu laaditaan yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain velvoittamalla tavalla, sillä kokouksen laillisuus perustuu kokouskutsuun. Esityslistalta puolestaan ilmenevät kokouksessa käsiteltävät asiat ja niiden järjestys. Esityslista kannattaakin lähettää osallistujille kokouskutsun yhteydessä. Kokous voidaan kutsua koolle kirjeillä, lehti-ilmoituksella tai vaikkapa sähköpostilla. Olennaista on se, että kaikki asianomaiset tavoitetaan.

Ennen kokousta on myös valmisteltava esityslistalla esiintyvät asiat. Tämä on yleensä yhdistyksen hallituksen vastuulla, mutta tarvittaessa apuna voidaan käyttää ulkopuolista asiantuntija- tai muuta työryhmää.

Muistilista kokouksen järjestäjille
• Aikaa ja paikkaa valittaessa, ota huomioon jäsenten mahdollisuus osallistua kokoukseen
• Laadi kokouskutsut ja esityslista ja lähetä ne osallistujille
• Tarkista, että kokouskutsu noudattaa yhdistyksen sääntöjen vaatimuksia esim. että kutsu on lähetetty tarpeeksi ajoissa sääntöjen mukaisesti.
• Varaa asianmukainen kokoustila ja tarvittavat välineet ajoissa
• Valmistele esityslistalla esiintyvät asiat hankkimalla tarvittavat taustatiedot ja asiantuntijat
• Valmistaudu kokoukseen käymällä koko prosessi läpi valmistelusta jälkihoitoon

Muistilista kokoukseen osallistujille
• Valmistaudu kokoukseen tutustumalla esityslistaan
• Tutustu yhdistyksen sääntöihin
• Myös kokoustekniikkaan perehtyminen kannattaa

Lähteet:
Loimu, K. 1998. Järjestö- ja kokoustieto. Jyväskylä: Gummerus kirjapaino Oy.

Array