Järjestötoimijan ABC

Kokouksen jälkitoimet

Kokouksen jälkitoimet ovat kokousta seuraavia toimenpiteitä. Tällaisia ovat muun muassa kokouksen pöytäkirjan laatiminen, mahdollisten ilmoitusten tekeminen viranomaisille, sekä päätöksistä tiedottaminen niiden toimeenpanosta vastaaville. Kokouksen jälkitoimista vastaa pääasiassa sihteeri.
Pöytäkirja

Yhdistyslain mukaan kokouksessa tehdyistä päätöksistä tulee laatia pöytäkirja. Yhdistys voi hyväksyä pöytäkirjan itse seuraavassa kokouksessa tai käyttää vähintään kahta kokouksessa läsnäollutta pöytäkirjantarkastajaa. Kun pöytäkirja tarkistetaan seuraavassa kokouksessa, tulee se toimittaa osallistujille etukäteen. Jos puolestaan käytetään pöytäkirjantarkastajia, toimittaa sihteeri valmiin pöytäkirjan puheenjohtajalle varmennettavaksi. Tämän jälkeen se siirtyy pöytäkirjantarkastajille. Nämä hyväksyvät sen sellaisenaan ja kirjoittavat tarkistuslausunnon tai ottavat yhteyttä puheenjohtajaan/sihteeriin esittääkseen muutoksia.

Pöytäkirja koostuu neljästä osasta, joissa tulee ilmetä seuraavat asiat:

1. Otsikko-osa
• yhdistyksen nimi
• mikä kokous
• kokouksen ajankohta
• kokouspaikka
• osanottajien nimet ja lukumäärä
• kokouksen toimihenkilöt

2. Asiaosa
• kirjataan kokouksen tekemät varsinaiset päätökset
• kirjataan kaikkien määräenemmistöä vaativien päätösten tulokset sekä muut äänestystulokset
• käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä

3. Varmennukset
• puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset pöytäkirjan lopussa

4. Pöytäkirjantarkistajien lausunto
• hyväksyttyään pöytäkirjan tarkastajat kirjoittavat tarkastuslausunnon.

Pöytäkirjan ote ja jäljennös
Pöytäkirjasta tarvitaan usein ote tai jäljennös. Esimerkiksi silloin, kun asioidaan yhdistysrekisterin tai pankkien kanssa.

Otteesta tulee ilmetä seuraavat asiat:
• pöytäkirjan otsikko
• kokouksen päätösvaltaisuutta osoittava kohta
• kokousvirkailijoiden valintaa osoittava kohta
• kyseistä asiaa osoittava kohta (tarkistuslausuntoineen, jos tarkistus on tapahtunut samassa kokouksessa)
• varmennusallekirjoitukset
• tarkistuslausunto( ellei ole tapahtunut itse kokouksessa)
• otteen oikeaksi todistaminen

Otteeseen sekä jäljennökseen otsikoksi merkitään asiakirjan nimi. Kohdat myös numeroidaan, kuten varsinaisessa pöytäkirjassa. Otteen oikeaksi todistavien tulee myös kirjoittaa nimensä omakätisesti ja heille on esitettävä alkuperäinen pöytäkirja.

Lähteet:
Loimu, K. 1998. Järjestö- ja kokoustieto. Jyväskylä: Gummerus kirjapaino Oy.

Array