Järjestötoimijan ABC

Asian käsittelykaava

Kaikki kokouksen merkittävät päätökset tehdään yleensä asian käsittelykaavaa käyttäen. Riippumatta kokouksesta, kaava on aina sama. Asioiden käsittely ei kuitenkaan aina edellytä kaikkien vaiheiden läpikäymistä. Jos selviä ehdotuksia ei tule yhtä enempää, voidaan kohdat 5-10 jättää pois ja käydä asia keskustellen loppuun.

Puheenjohtajan tehtävä on seurata keskustelua ja kirjata muistiin tehdyt ehdotukset ja kannatukset. Tätä varten puheenjohtajalla on oma muistio, johon merkataan puheenvuoron käyttäjän nimi, puheenvuoron sisältö, ehdotuksen kannattajan nimi sekä puheenvuoron tyyppi. Muistion tarkoituksena on helpottaa puheenjohtajan toimintaa, kun hän toteaa tehdyt ehdotukset ja suunnittelee äänestysjärjestyksen. Puheenjohtaja päättää jokaisen kohdan aina nuijan kopautuksella.

1. Asian esittely
Puheenjohtaja ilmoittaa seuraavaan asiaan siirtymisestä ja esittelee käsiteltävän asian. Asian voi myös esitellä joku muu asiaa valmistellut henkilö.

2. Keskustelun avaaminen
Puheenjohtaja avaa keskustelun ja pyytää osallistujia käyttämään puheenvuoroja, jotka jaetaan pyyntöjärjestyksessä. Poikkeuksen muodostavat niin sanotut etuoikeutetut puheenvuorot ( työjärjestyspuheenvuoro, vastauspuheenvuoro ja repliikki). Yleensä ensimmäinen puheenvuoro annetaan asiaa valmistelleelle henkilölle. Puheenvuoro aloitetaan aina sanomalla “puheenjohtaja”. (Lisää sivulla Puheenvuorotyypit)

3. Keskustelun päättäminen
Keskustelu julistetaan päättyneeksi, kun puheenvuorot on käytetty tai silloin kun keskustelua ei synny.

4. Ehdotusten toteaminen ja tarkistus
Keskustelun aikana puheenjohtaja tekee jatkuvasti muistiinpanoja puheenjohtajan muistioon (kts. työkalupakki). Keskustelun päätyttyä hän selostaa ja varmistaa tehdyt ehdotukset. Puheenjohtaja kertaa seuraavat asiat:
• ehdotuksen tekijä
• mitä ehdotettiin
• onko ehdotusta kannatettu ja kuka on kannattanut
• lisäksi hän antaa ehdotukselle nimen tai julistaa kannattamattoman ehdotuksen rauenneeksi
• puheenjohtaja voi myös tekijöiden luvalla yhdistää toisiaan lähellä olevat ehdotukset

5. Äänestystavasta ja äänestysjärjestyksestä päättäminen
Puheenjohtaja toteaa, mitä säännöissä sanotaan äänestystavasta. Jos säännöissä ei ole erikseen mainittu tästä, tekee hän ehdotuksen äänestystavasta. Yleensä äänestys tapahtuu kädennostolla, seisomaan nousulla, nimenhuudolla tai avoimella lippuäänestyksellä. Henkilövaalit toimitetaan salaisina, jos joku osallistujista niin vaatii.

Puheenjohtaja tekee myös ehdotuksen äänestysjärjestyksestä. Äänestysjärjestys riippuu yleensä ehdotuksien määrästä. Jos käsittelyssä on vain kaksi ehdotusta, asetetaan ne äänestyksessä vastakkain ja enemmän ääniä saanut voittaa. Kun ehdotuksia on enemmän, tarvitaan äänestysjärjestys osoittamaan, miten äänestys suoritetaan. Äänestys voidaan suorittaa kollegiaalisessa tai parlamentaarisessa järjestyksessä. Kollegiaalisessa äänestysjärjestyksessä kaikki ehdotukset ovat yhtä aikaa äänestyksessä ja eniten ääniä saanut voittaa. Parlamentaarisessa äänestysjärjestyksessä vastakkain asetetaan kaksi ehdotusta kerrallaan ja enemmän ääniä saanut jatkaa seuraavaan äänestykseen. Näin jatketaan, kunnes jäljellä on vain kaksi ehdotusta, joista äänestetään viimeisen kerran. Viimeisen äänestyksen voittanut ehdotus tulee päätökseksi. Äänestämistavoista kerrotaan tarkemmin sivulla Äänestäminen.

6. Äänestys
Aina äänestykseen ryhdyttäessä puheenjohtaja kertaa ne vaihtoehdot, joista ollaan äänestämässä. Tämän jälkeen hän antaa ohjeet äänestyksestä ja pyytää äänestäjiä antamaan äänensä.

7. Äänten laskeminen
Ääntenlaskijat laskevat äänet puheenjohtajan valvoessa toimitusta. Hylättäväksi ehdotettavat äänestysliput tarkistavat puheenjohtaja, sihteeri ja ääntenlaskijat. Jos liput eivät saavuta yksimielisyyttä, jätetään ne kokouksen ratkaistavaksi. Puheenjohtajan ääni ratkaisee tasatuloksen, vaaleissa arpa.

8. Äänestyksen tuloksen julkistaminen ja hyväksyminen
Puheenjohtaja julistaa äänestystuloksen ja ilmoittaa ehdotusten äänimäärät suurimmasta alkaen. Myös hylättyjen lippujen määrä ilmoitetaan. Lopuksi puheenjohtaja vielä tiedustelee, “onko kokouksen osanottajilla huomauttamista äänestyksen suhteen?”

9. Päätöksen ilmoittaminen
Puheenjohtaja ilmoittaa kokoukselle, mikä on tullut päätökseksi: “Kokous on päättänyt, että…”. Jos eriaviä mielipiteitä tulee esille, tulee ne merkitä pöytäkirjaan.

10. Asian julistaminen loppuunkäsitellyksi
Kun päätös on vaivistettu ja mahdolliset eriävät mielipiteet esitetty, puheenjohtaja julistaa asian loppuunkäsitellyksi.

Valmiit diat (pdf):
Kokouksen ehdotuslajit
Asian käsittely, päätöksenteko, äänestyspäätös, vaalitilanne
Vaali

Array