Opintoaineistot

Tiedottaminen

Tiedottamisen tehtävä on tukea yhdistyksen ja kylätoiminnan tavoitteiden toteutumista. Tarkoitus on jakaa tietoa yhdistyksen toiminnasta ja tapahtumista kyläläisille sekä tarvittaessa myös kylän ulkopuolelle. On tärkeää, että yhdistys tiedottaa toiminnastaan kaikille jäsenilleen tasapuolisesti ja avoimesti. Tällöin myös tyytyväisyys ja osallistuminen lisääntyvät. Tiedottamisen avulla kylä saa myös näkyvyyttä toiminnalleen ja osallistujia tapahtumiinsa. Kohteesta riippuen tiedottaminen jaetaan sisäiseen ja ulkoiseen tiedottamiseen.

Sisäinen tiedottaminen
•    kohderyhmänä yhdistyksen hallitus ja kyläläiset
•    tiedottaminen kokouksista, projekteista, tapahtumista
•    päämääränä tiedon saattaminen kaikille osallisille
•    jäsenten aktivointi
•    sisäisen tiedottamisen kanavia: suullinen keskustelu, tiedotteet, kokoukset, puhelin, sähköposti

Sisäisen tiedottamisen muistisäännöt:
•    muista kohderyhmäsi eli puhu samaa kieltä vastaanottajien kanssa
•    pidä tiedotteet yksinkertaisina: kyläläisille tutut asiat eivät vaadi samanlaista taustoitusta, kuin ulkopuolelle suunnatut tiedotteet
•    panosta avoimuuteen ja rehellisyyteen
•    huolehdi, että tieto menee kaikille asianosaisille

Ulkoinen tiedottaminen
•    kohderyhmänä kylän ulkopuoliset ihmiset ja yhteistyötahot
•    päämääränä kylän tunnetuksi tekeminen ja asioiden näkyville saaminen
•    tapahtumien ja projektien markkinointi
•    ulkoisen tiedottamisen kanavia: tiedotteet, esitteet, internet, lehti-ilmoitukset, avoimien ovien-päivät

Ulkoisen tiedottamisen muistisäännöt:
•    tiedottamisen kanava valitaan tavoitteen ja kohderyhmän mukaan -> mieti millä tavoin tavoitat kohderyhmäsi parhaiten
•    valmistele tiedotteet huolella-> tarkista oikeinkirjoitus
•    muista yksinkertaisuus sekä ymmärrettävyys-> hyvä tiedote on ytimekäs, mutta tarjoaa riittävät taustatiedot kylän ulkopuolisille tahoille

Tiedotteen rakenne
Hyvä tiedote vastaa kysymyksiin kuka/mikä, mitä, miten, missä, milloin ja miksi. Asiat etenevät tärkeimmästä vähiten tärkeimpään. Tiedotteen pituus on hyvä pitää maksimissaan yhdessä liuskassa (A4). Tiedote rakentuu seuraavista osista:

•    otsikko
•    ingressi
•    teksti ja väliotsikot
•    lisätiedot

Otsikon tarkoituksena on kiinnittää lukijan huomio. Sen tulisikin olla ytimekäs ja ymmärrettävä. Toisin sanoen sivistyssanoja ja ammattitermejä kannattaa välttää. Ingressiin (tiedotteen ensimmäinen kappale) puolestaan tiivistetään tiedotteen pääasia. Yhdessä otsikko ja ingressi kertovat kaiken oleellisen tiedotteesta. Niiden perusteella lukijalle tulisi selvitä, mistä tiedotteessa on kyse.

Tekstiosa on tiedotteen selittävä osa eli siinä vastataan kysymyksiin miksi ja miten. Jos kyse on tapahtumatiedotteesta, on hyvä tarkastaa aika- ja paikkatietojen paikkansa pitävyys. Myös tekstiosassa kappaleet kannattaa pitää lyhyinä ja ytimekkäinä. Jos tiedote kuitenkin ylittää yhden liuskan, käytä väliotsikoita.

Lisätiedot löytyvät aina tiedotteen lopusta ja niistä tulisi ilmetä lisätietojen antajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Jos aiheesta löytyy tietoa myös internetistä, voidaan lisätietoihin lisätä myös verkkosivun osoite.

Lue lisää: Millainen on hyvä tiedote?

Lähteet:
Ikävalko, E. 1995. Käytännön tiedottaminen. Yhteisöviestinnän käsikirja. Helsinki: Infoviestintä Oy.
Papunet
Itä-Suomen yliopisto 2010 viestintäosasto