Maistuvat kyläjuhlat

Tapahtumakoulutus

Muistilista

TAPAHTUMAN ORGANISAATIO, TOIMINTASUUNNITELMA JA AIKATAULUTUS:

Aikataulutus ja työnjako on asioita, jotka toistuvat läpi tuotantoprosessin. On tärkeä jakaa työt myös itse tapahtumapäivänä yhtälailla kuin purkuprosessin aikana.

Työnjako

– kuka vastaa mistäkin ja kuka tekee mitäkin

– aikataulu; mihin mennessä on mikäkin hoidettu tai valmiina. Ota aikataulutuksessa huomioon mahdolliset itsestäsi riippumattomat viivästymiset.

– yhteistyökumppanit

– Jotta tapahtuma menisi sujuvasti, on varsinaisen tapahtumapäivän vastuut, aikataulut ja yksityiskohdat sovittava hyvissä ajoin

TIEDOTTAMINEN JA MARKKINOINTI: Kaikki viestintä ulospäin on tiedottamista ja markkinointia.

Kuinka asiat välittyvät yleisölle vaikuttavat suoraan tapahtuman suosioon. Miksi ja kenelle tapahtuma järjestetään on hyvä pitää myös mielessä läpi tämän osa-alueen.

– Mieti kuinka parhaiten tavoittaisit tapahtuman kohderyhmän
– Markkinointimateriaalin valmistaminen
– Muista huolehtia ainakin seuraavista tiedottamisen kanavista:
– Lehdistötiedote
– Lehti-ilmoitukset ja radiomainonta
– Julisteet
– Sosiaalinen media
– Menovinkit (ilmaispalstat)

RAHOITUS: Rahoitus on usein ratkaisevassa osassa tapahtumatuotantoa.

Useat apurahat tulee hakea useita kuukausia etukäteen, jolloin tulisi olla jo kohtuullisen tarkka suunnitelma koko kokonaisuudesta.

– Tapahtuman budjetti, johon on mahdollisimman tarkkaan kirjattu menot ja tulot
– Yhteistyökumppaneiden hankinta
– mahdolliset apurahat ja muut avustukset

YLEISTÄ: Esimerkkejä yleisimmistä asioista, jotka tulee ottaa tapahtumaa järjestettäessä huomioon:

Paikkavaraus
Opasteet
Järjestyksenvalvonta ja vartiointi
Ensiapu
Lipunmyynti
Rakenteet ja kalusteet
-tarvittavat pöydät, tuolit yms.
Somistus
Jätehuolto ja siivous
Äänentoisto ja valotekniikka
Ruuanlaitto mahdollisuudet ja siihen tarvittava kalusto
Sähkö
– tarvittava sähkönmäärä, jatkojohdot, valaistus yms.
WC – tilat

LUVAT

Ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille vähintään viisi päivää aikaisemmin (muista, että ilmoituksessa tulee olla liitettynä kaikki tarvittavat liitteet).
Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma pelastuslaitokselle vähintään kaksi viikkoa aikaisemmin.
Ilmoitus elintarvikkeiden myynistä kunnan tai kaupungin viranomaiselle vähintään viisi päivää aikaisemmin.Pienimmät toimijat, kuten yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäinen elintarvikkeiden tilapäinen myynti tai tarjoilu, on vapautettu ilmoitusvelvollisuudesta.

Muut luvat, maanomistajan lupa, arpajaisluvat, meluluvat, anniskelulupa, teosto jne.

TAPAHTUMAN PURKAMINEN

– purkaminen
– alueen siivous
– vuokra/ lainakaluston palautus
– työryhmän purkupalaveri: missä onnistuttiin, missä olisi parannettavaa, järjestetäänkö tapahtuma uudelleen. Jos tapahtuma halutaan järjestää uudelleen, siitä on hyvä tehdä tiedote hyvissä ajoin, heti päätöksen tultua.