Budjetti on asia, joka askarruttaa aina.
Kuinka paljon varata tarjoiluun rahaa? Paljon ateria voisi maksaa? Entä esiintyjät tai välinevuokra? Maksaako luvat?
Aloita yksinkertaisesta menot ja tulot listauksella eli bubjetti rungolla
| MENOT | TULOT |
| Yleisötilaisuus ilmoitus
Tapahtumapaikan vuokra Välineistön vuokra Elintarvikkeet Esiintyjät Markkinointi Muut luvat |
Pääsylipputulot
Ateriatulot Oma rahoitus Sponsorit, yhteistyökumppanit
|
Alkuun arviot ovat karkeita, mutta antavat hyvän pohjan jatkaa.
Seuraavaksi budjetti on hyvä lohkoa
Kiinteät kustannukset X €, joihin et voi itse vaikuttaa, luvat, vuokrat ja muut pakolliset kustannukset jne.
Elintarvike kustannukset X €, raaka-aineet ja ruokailuvälineet
Ohjelmisto kustannukset X €, esiintyjät, muut kulut jne.
Markkinointi kustannukset X €, painatuskustannuksia, lehti-ilmoituksia, some-markkinointia
Lohkotun budjetin jälkeen on helpompaa ajatella, kuin paljon tarvitaan sponsoreita, omaa rahaa ja kuinka paljon ateriat tai pääsymaksut voisivat maksaa.
Budjetti elää koko ajan, joten budjetissa on tärkeintä olla kartalla missä mennään. Mikä oli ennakoitua kalliimpaa ja mikä halvempaa, jäikö rahaa yli jne? Lohkotun budjetin avulla sinun on helpompaa käsitellä budjetti muutoksia.
Sopikaa voitoista ja tappioista
Ikinä ei voi ennakoida, kuinka tapahtuma menestyy tai monta ateriaa saadaan myydyksi? Pitkäkatseinen suunnittelu silloin on hyvästä.
Yhteistyökumppaneiden kanssa on hyvä sopia etukäteen, millainen budjetti ei luo suurta taloudellista tappioita tai kuinka voitot/tappiot jaetaan yhdistysten kesken.
